Dokumentautomation
Effektiva automatiserade dokumentflöden som förenklar er vardag
Hos Benefit är vi experter på att optimera och automatisera dokumentflöden för företag och offentlig sektor över hela Sverige. Med lång erfarenhet och den allra senaste tekniken hjälper vi er att digitalisera era arbetsprocesser, vilket ökar effektiviteten, säkerheten och lönsamheten i verksamheten.
Skräddarsydda automatiseringslösningar
Varje organisation har unika behov, och därför erbjuder vi alltid lösningar som är helt skräddarsydda efter just era krav och förutsättningar. Våra experter arbetar nära er för att analysera era nuvarande dokumentflöden och föreslå förbättringar genom intelligenta automatiseringsverktyg. Resultatet blir smidigare hantering, färre manuella moment och en mer effektiv arbetsdag för alla medarbetare.
Modern teknik för smartare hantering
På Benefit ligger vi alltid i framkant vad gäller teknik och innovation. Våra lösningar använder sig av avancerad programvara som integrerar sömlöst med er befintliga IT-miljö, inklusive Microsoft 365. Med kraftfulla funktioner som automatisk dokumentklassificering, intelligent indexering, och avancerade flöden kan ni automatisera arbetsuppgifter som tidigare krävde mycket tid och resurser.
Ökad säkerhet och full kontroll
Dokumenthantering handlar inte bara om effektivitet utan också om säkerhet. Med våra automatiserade lösningar säkerställer vi att era dokument alltid hanteras med maximal integritet och säkerhet. Genom tydliga och spårbara processer minskar risken för fel, förlust och obehörig åtkomst. Ni kan enkelt följa varje dokuments väg genom organisationen, vilket ger ökad kontroll och bättre efterlevnad av regler och standarder.
Minskade kostnader och ökad produktivitet
Automatiserade dokumentflöden innebär inte bara bättre kontroll och säkerhet utan också stora kostnadsbesparingar. Genom att eliminera onödiga manuella steg och minska risken för mänskliga misstag frigör ni tid och resurser som kan läggas på verksamhetens kärnområden. Våra lösningar bidrar därmed till ökad produktivitet och en starkare konkurrenskraft för ert företag eller er organisation.
Personlig service och support i toppklass
Vi på Benefit värdesätter personlig service högt. Våra specialister finns alltid tillgängliga för rådgivning och stöd, både under implementeringsfasen och efter att lösningen tagits i drift. Tack vare vår lokala närvaro i Kalmar, Karlskrona, Växjö och Kristianstad kan vi snabbt vara på plats om det behövs, samtidigt som vi har kapaciteten att hjälpa kunder över hela landet.
Varför välja Benefits automatiserade dokumentflöden?
- Lång erfarenhet och specialistkompetens: Benefit är experter med gedigen erfarenhet inom automatisering och digitalisering.
- Skräddarsydda lösningar: Varje lösning anpassas helt efter era specifika behov och mål.
- Modern teknik: Vi använder alltid den senaste och mest effektiva tekniken.
- Maximal säkerhet: Våra lösningar säkerställer hög integritet och säkerhet i er dokumenthantering.
- Nationell täckning och lokal närvaro: Vi erbjuder personlig service nära er, med nationell kapacitet.
Med Benefit får ni inte bara ett system – ni får en partner som hjälper er att effektivisera och modernisera er verksamhet på ett tryggt, smart och kostnadseffektivt sätt.
Här har vi samlat en rad vanliga frågor vi får kring våra dokumentationslösningar. Har du andra frågor är du välkommen att kontakta oss direkt.
Enkelt förklarat handlar det om att låta systemet göra det tråkiga jobbet. Istället för att du manuellt ska skapa, skicka, påminna om signering och sedan spara ett avtal i rätt mapp, så gör systemet det åt dig. Det handlar om att flytta informationen automatiskt mellan människor och system utan att någon behöver klippa och klistra.
Vilka processer är vanligast att automatisera?
Vi brukar börja där ”pappersarbetet” är tyngst. Vanliga exempel är:
- HR: Anställningsavtal skapas automatiskt baserat på en mall, skickas för signering och sparas i personalkatalogen.
- Ekonomi: Leverantörsfakturor tolkas och skickas till rätt person för attest direkt.
- Ledning: Protokoll och beslutsunderlag som automatiskt versionshanteras och arkiveras.
Ofta inte. Många företag betalar redan för licenser i Microsoft 365 som innehåller kraftfulla verktyg för automation (som SharePoint och Power Automate). Benefit hjälper er att aktivera och konfigurera dessa verktyg så att ni får valuta för pengarna ni redan investerat, istället för att köpa in ytterligare system som krånglar till det.
Den största tidsjuven på kontor är att leta efter filer. ”Låg den i mailen eller på G:?” I våra lösningar använder vi metadata (etiketter) istället för krångliga mappstrukturer. Du söker på ”Kundavtal” och ”2artal”, så hittar systemet rätt dokument oavsett var det ligger. Det är som att googla i sitt eget arkiv.
Det är oftast säkrare än att ha dem på en lokal server eller i en pärm. Med moderna lösningar kan vi styra exakt vem som får se vad. Vi kan se vem som öppnat ett dokument och när. Dessutom slipper ni risken att viktiga papper glöms kvar i skrivaren eller att en laptop med lokala filer blir stulen.
Digital signering (t.ex. med BankID) är juridiskt bindande och mycket säkrare än en kråka på ett papper. I våra flöden skickas dokumentet iväg för signering med en knapptryckning, och när alla parter skrivit på får alla en kopia och dokumentet arkiveras automatiskt. Ni slipper posta brev och jaga underskrifter.
Absolut. Räkna på hur många timmar er personal lägger på att leta efter filer, skriva in samma uppgifter i olika system eller jaga godkännanden. Om vi kan spara bara en timme i veckan per anställd är investeringen ofta hemma på några månader. Dessutom minskar risken för dyra fel (som att missa att säga upp ett avtal i tid).
Tvärtom. Målet med automation är att användarna ska göra mindre. Istället för att lära sig en komplex arkiveringsprocess behöver de kanske bara fylla i ett formulär eller klicka ”Godkänn” i ett mail. Systemet sköter resten i bakgrunden. Vi på Benefit ser självklart till att ni får en ordentlig genomgång, men systemen är byggda för att vara intuitiva.
Nej, det är oftast en dålig idé. Vi rekommenderar att börja med en process som skaver, till exempel semesteransökningar eller leverantörsavtal. Då ser ni snabbt resultatet. Vi analyserar era behov och föreslår en ”lågt hängande frukt” att börja med.
Fler tjänster
Har du några frågor?
Vi hjälper dig!
Kontakta oss